Даже если многие процессы, связанные с дистанционной работой, у вас в компании простроены хорошо, но вы всё время работали в офисе и каждый день общались со своими сотрудниками, то став руководителем дистанционной команды (а сейчас все команды именно такие), вы можете столкнуться со сложностями. Мы собрали список основных моментов, на которые стоит обратить внимание.

Создать единое информационное поле

В дистанционной работе важно, чтобы все общались со всеми и никто не чувствовал себя «оторванным».

С прямыми подчинёнными:

• проводите ежедневные стендапы. Это можно делать в отдельном чате письменно или общей виртуальной встречей, важно договориться о едином формате.
• встречи «один на один» нужно проводить чаще, но делать их короче и более чёткими.
• даже если не удаётся быть на связи по видео или телефону, поддерживайте контакт в переписке.

Со всей командой:

• создайте общий рабочий чат,
• проверьте, есть ли у вас удобные дашборды для отслеживания задач.

Со смежниками:

• у смежников теперь нет возможности напрямую прийти к непосредственному исполнителю из вашей команды, поэтому договоритесь заранее, каким образом между ними проходит сигнал о статусах, изменениях и сложностях;
• создайте короткие синки с коллегами, вовлечёнными в ваши задачи и проекты;
• создайте единый чат со смежниками для оперативного решения вопросов;
• пишите информационные письма с краткой выжимкой статусов по проектам.

О чём важно держать в курсе друг друга:

• о ситуации по задачам: текущий статус, распределение зон ответственности, сложности и успехи,
• о ситуации в бизнесе и компании: изменения и новости, касающиеся всех в компании, регулярные апдейты, тренды на рынке, которые отражаются на работе,
• по важной информации — соберите в одном месте все важные документы и ссылки, которые должны быть под рукой у каждого сотрудника,
• сверяться по текущему состоянию каждого сотрудника (сложности, успехи, вопросы) в индивидуальных беседах.

Поддерживайте продуктивность в работе

Во время удалённой работы может быть два перекоса: у одних сотрудников снижается продуктивность, другие — чересчур сильно погружаются в работу. Ваша задача помочь команде сохранить оптимальный баланс:

• договоритесь с командой о точках контроля и сверки: по каким задачам и как часто вам критично видеть регулярные обновления;
• пересмотрите процессы и используемые инструменты — все ли они помогают в дистанционной работе?
• договоритесь о рабочем графике: со скольки и до скольки вы ожидаете быстрой реакции на сообщения и призывы;
• обратная связь в удалённой работе критично важна — и по задачам, и по скорости работы, и по качеству коммуникаций. Не откладывайте, сразу обсуждайте с сотрудниками моменты, которые заметили.

Отмечайте и сбои, и успехи. В отрыве от регулярного общения простого «Спасибо!» и «Ты классно это сделал!» может быть достаточно, чтобы поддержать рабочий настрой на весь день.

Команда

Сейчас нет ни совместных обедов, ни встреч на кофепоинте, и будет хорошо, если у вашей команды получится поддерживать неформальное общение дистанционно:

• создайте место для неформального общения. Это может быть отдельный чат (важно, чтобы он был отделен от рабочих чатов) или общий виртуальный завтрак, за которым вы просто общаетесь.
• убедитесь, что все друг друга знают и общаются (как бы странно это ни звучало, ситуации «знаю в лицо, но не помню как зовут» случаются даже среди тех, кто сидит в одном кабинете).
• уделяйте время обмену опытом и корпоративным мероприятиям (даже если такие мероприятия будут проходить онлайн).
• вместе вспомните (или сформулируйте) основные правила общения в команде (те, которые считаете важными, начиная с правил вежливости, заканчивая ограничениями по времени, когда допустимо ставит встречи).
• воссоздайте лучшее из ваших традиционных ритуалов. Сделайте открытые виртуальные встречи на ваши профессиональные темы, к которым могут присоединиться ребята из соседних команд для обмена опытом. Проводите виртуальные сеансы завтрака или обеда, поздравляйте друг друга с Днём рождения – в общем, не забывайте про простое человеческое общение, которое для многих очень важно, особенно когда мы далеко друг от друга и иногда в одиночестве.

Как эффективно работать из дома

Формат работы из дома предполагает как радости (поспать подольше, носить пижамные штаны), так и сложности – задач становится больше, рабочий процесс усложнился из-за дистанционных форматов, а клиенты нуждаются в нас сильнее, чем обычно. В общем, не все так просто.

Так как наш мир, все же, давно сталкивается с явлением работы в удаленном формате в той или иной мере, то вопросы о том, как же выстроить свою работу, чтобы она работалась, а самому еще и ощущать себя гармоничным человеком, давно поднимаются среди психологов, коучей и других специалистов. Вот наиболее интересные и, на мой взгляд, полезные рекомендации:

• Начиная свой рабочий день, не отказывайтесь от привычек, которые выработались у вас в процессе работы в офисе. Что обычно настраивает вас на рабочий лад: может, чашка кофе с кусочком шоколадки, или просмотр своего “to do list” на день? А если еще и зарядку добавить после пробуждения (наконец-то на нее есть время), то она позволит разогнать кровь, повысит уровень гормонов счастья в крови и сил появится больше. Может кто-то даже помедитирует перед началом работы.
• Переоденьтесь в рабочую одежду, желательно носки тоже, а может даже и обувь. Понимаю, что «Я же дома, меня никто не увидит», но домашняя одежда очень расслабляет.
• Обязательно организуйте себе рабочее пространство, уберите отвлекающие предметы. Не работайте в кровати(!) и местах, где отдыхаете. Это позволит вам ощутить рамки, где у вас работа, а где дом. Работать в таком пространстве будет легче и эффективнее, а кровать останется местом, где вы спите, что будет благоприятно влиять на сон.
• Напишите себе список задач на день, но максимально четко и понятно, чтобы, когда вы закончили одно дело, не задумываться о том, что же вы там имели в виду под фразой «проверить документы», а просто делать следующую задачу.
• По возможности связывайтесь с коллегами, ощутите, что вы не одни, что все остальные также трудятся, что вы двигаетесь к одной общей цели.
• Обедайте в строго отведенное для этого время, как будто вы в офисе. Ваш организм привык к цикличности, что вы завтракаете, обедаете и ужинаете примерно в одно время. Сохраняя этот режим, мы снижаем уровень физического стресса.
• В домашних условиях не всегда просто сконцентрироваться на работе, увы. Активнее чем обычно включатся наш внутренний прокрастинатор. Тут на помощь приходят различные рекомендации, например, работа «помидорками» (с помощью таймера): засеките себе 20 минут, отложите все и в это время занимайтесь только одной конкретной задачей. Когда время закончится, отложите задачу, на 1-2 минуты отвлекитесь, не делайте ничего, просто понаблюдайте за собой, за своими мыслями. Если для той задачи, над которой вы работали, необходимо еще время, можете опять засечь 20 минут. Так вы не перегрузите свое внимание и будете возвращать себя в реальность регулярно, давая мозгу возможность отдохнуть.
• Делайте небольшие перерывы, но опять же в строго ограниченное время. И придумайте, что вы сможете сделать в это время для себя приятного: может быть это будет легкая зарядка (как говорится, «в любой непонятной ситуации приседай/качай пресс, ситуация пройдет, а накаченная попа и железный пресс лишними не будут»).
• В конце рабочего дня подведите итоги: пробегитесь по своему списку задач, похвалите себя за то, что вы сделали, что вы потрудились успешно в непростых и непривычных для работы условиях. А также напишите себе задачи на завтрашний день, опять же максимально подробно. Завтра, если что-то еще появится, то добавите, не проблема.
• Придумайте, что будет для вас являться концом рабочего дня, пускай это будет что-то приятное и особенное: созвон с кем-то близким, чашка любимого чая и т.д.
• И не забывайте хвалить себя и свою команду - вы молодцы! Вы делаете большое дело в непростых условиях.